Платежные документы

Для отражения движения денежных средств по счетам субъектов учета в АСР «Гидра» предусмотрены два типа платежных документов:

Кассовый ордер (КО) — финансовый документ, необходимый для проведения через кассу операции по приему или выдаче наличных денег.

Платежное поручение (ПП) — финансовый документ, являющийся поручением плательщика на перевод денежных средства с его счета на счет указанного получателя.

Информацию по платежным поручениям и кассовым ордерам можно получить в журнале, доступном в соответствующем подпункте меню Документы → Платежи.

Создание платежных документов

Все проводимые в системе платежи делятся на реальные и виртуальные. Реальный платеж отражает движение реальных денежных средств между физическими и/или юридическими лицами, виртуальный платеж — движение средств внутри системы, например, между абонентами и операторами связи.

Кассовый ордер создается вручную на форме создания платежа в меню Прием платежей и служит для проведения реального платежа через кассу.

Платежные поручения, как правило, создаются автоматически на основе строк актуализированной банковской выписки. Создание платежных поручений вручную возможно только в меню Прием платежей.

При проведении реального платежа вручную помимо кассового ордера или платежного поручения автоматически на основании этих документов формируется дополнительное платежное поручение, отражающее перемещение средств уже внутри системы (виртуальный платеж). Например, когда физическое лицо вносит наличные средства за абонента, формируется кассовый ордер на внесенную сумму, в котором получателем является юридическое лицо, выступающее в роли оператора, а плательщиком — физическое лицо; после этого формируется платежное поручение, соответствующее виртуальному платежу, в котором получателем выступает абонент, а плательщиком — оператор связи. Сумма, указанная в кассовом ордере, в таком случае является исходной суммой для платежного поручения.

В момент актуализации банковской выписки для каждого содержащегося в ней платежа автоматически создаются два платежных поручения: сначала для реального движения денежных средств, затем на основании первого документа — для виртуального. Например, сформированное реальное платежное поручение ПП-12/242 на 500 рублей (см. скриншот выше) является документом-основанием для виртуального платежного поручения ПП-12/243 на ту же сумму. В первом случае плательщиком выступило физическое лицо Петров Г. М., во втором — оператор связи Teleline.

Редактирование платежных документов

Платежный документ может находится в состояниях:

Черновик — в этом состоянии документы создаются только при сторнировании. Черновики можно редактировать без нарушения работы системы. Для проведения соответствующего платежа их необходимо актуализировать;

Актуален — основное состояние платежного документа. Платежный документ в этом состоянии является действующим;

Аннулирован — аннулирование платежного документа равносильно его удалению. Аннулирование документа используется, как правило, для отмены ошибочно проведенного платежа и проведения нового. При аннулировании реального платежного документа автоматически аннулируется и виртуальное платежное поручение, соответствующее такому документу. Что, в свою очередь, приводит к списанию с лицевого счета получателя денежных средств, созданных на основе такого виртуального платежного поручения.

В аннулированном состоянии платежные документы недоступны для редактирования.

Кроме общих для всех документов полей (например, Схема документооборота, № документа, Дата, Состояние), форма редактирование содержит также поле Документ-основание — номер и дата банковской выписки или платежного документа, на основании которого создан текущий платежный документ. Поле заполняется только для автоматически создаваемых платежных поручений.

В разделе Субъекты учета:

Плательщик — если проводится реальный платеж, то в этом поле указывается юридическое или физическое лицо, осуществляющее платеж. Для виртуального платежа — абонент или оператор связи. В поле Счет справа указывается счет плательщика: расчетный или лицевой, в зависимости от типа платежа;

За кого — абонент, за которого вносится реальный платеж. В поле Счет справа указывается лицевой счет абонента. Для платежных поручений, отражающих виртуальный платеж, оба поля не заполнены;

Получатель/Клиент — для реального платежа это юридическое или физическое лицо, которое выступает в роли абонента, для виртуального платежа — абонент или оператор связи. В поле Счет справа указывается счет плательщика: расчетный или лицевой в зависимости от платежа.

В разделе Состав:

Дата — дата проведения платежа;

Тип движения — движение денежных средств относительно оператора связи. Может принимать значение поступление или списание;

Тип платежа — указывается один из типов платежа (реального или виртуального), которые определяются в базовых справочниках;

Ставка налога — заполняется автоматически, значение по умолчанию можно изменить в параметрах фирмы;

Сумма — сумма платежа;

Сумма налогов — налоги, входящие в общую стоимость услуги;

Сумма без налогов — сумма за вычетом суммы налогов;

Валюта — валюта, в которой исчисляется платеж.

Также на форме редактирования платежного документа есть дополнительная функция Сторнировать — провести платеж, отменяющий текущий. Для этого на форме редактирования нужного платежного документа выберите Дополнительные функции — Сторнировать.

В открывшемся окне установите флаг Создать замещающий документ, если необходимо создать копию текущего платежного документа. Нажмите кнопку Сторнировать. Если флаг был установлен, то автоматически создадутся два платежных документа:

Сторнирующий — платежный документ, с такой же суммой платежа, что и в оригинальном документа, но противоположного знака (например, если сумма платежа была 200 рублей, то сторнирующий документ будет на сумму –200 рублей). Создается в состоянии Черновик. На форме редактирования сторнирующего документа дополнительно есть поле Сторнированный документ, содержащее номер оригинального документа.

Замещающий — копия оригинального документа с новым номером. Создается в состоянии Черновик. При необходимости его можно отредактировать и актуализировать. На форме редактирования сторнирующего документа дополнительно есть поле Документ скопирован с, содержащий номер оригинального документа.

Данная функция используется для документов, чья дата попадает в период закрытия. В отличие от аннулирования, информация о сторнированных платежах отображается в детализации платежей и списаний на форме абонента,а также в отчетах.