Выставление счетов

Для автоматического формирования счетов используется пункт меню Обработки → Формирование счетов. Как правило, счета выставляются абонентам — физическим и юридическим лицам, у которых расчетный период привязан к началу месяца. Затем они проверяются (в зависимости от количества все подряд или выборочно), переводятся в актуальное состояние, после чего могут быть получены из журнала счетов в виде печатных форм, либо выгружены с помощью соответствующей обработки в систему «1С.Предприятие» или другую бухгалтерскую систему.

Если в процессе проверки счетов обнаружилось, что некоторые из них содержат некорректную информацию, то предпринимаются необходимые действия: в инвойсы добавляются услуги и товары, информацию о поставке которых забыли внести в систему, удаляются внесенные по ошибке; исправляются приказы по ценам с неправильно заданными условиями тарифного плана; проводятся перерасчеты и т. д. После этого счета, содержащие ошибки, можно переформировать.

Счета по оказанным услугам

Для того, чтобы сформировать счета по услугам, которые уже были оказаны абонентам, в поле Режим формирования выберите значение Счета по оказанным услугам.

При формировании счетов используются следующие параметры:

Период — период времени, за который будут выставлены счета (в счет будут включены услуги из инвойсов, период действия которых пересекается с данным периодом). Как правило, в поле указывается прошедший месяц.

Фирма и Счет фирмы — фирма, предоставляющая услуги, и ее счет; базовый субъект фирмы (юридическое лицо) и указанный счет будут записаны в роль Поставщик сформированных счетов. Поле Счет фирмы является необязательным.

Договор — фильтр по нужному договору на оказание услуг или базовому договору, на основании которого абоненту предоставлялись услуги.

Дата счетов — дата, по которой идентифицируется счет при оплате и других действиях (например, Счет № 6287 от 25.06.2012 г.). При установке флага Дата окончания инвойсов датой счета будет считаться дата окончания последнего инвойса для каждого абонента из выбранного периода. При указании конкретной даты, она будет использоваться для всех выставляемых счетов. Обычно указывается конкретная дата — последнее число прошедшего месяца.

Тип абонента — фильтр по юридическим лицам и физическим лицам. Прочерк означает, что счета будут выставлены как физическим, так и юридическим лицам. Это необходимо в случае, когда требуется сформировать счета в том числе индивидуальным предпринимателям, которые являются физическими лицами.

Группа абонентов — фильтр по группам абонентов, для которых будут сформированы счета.

Абонент — фильтр по определенному абоненту, которому необходимо выставить счет.

Исключить доп. услуги за период — поле для выбора периода времени, информация о дополнительных услугах за который, т. е. услугах, входящих в состав тарифных планов, не будет включена в счет. Данное поле предназначено для случаев, когда абонентская плата взимается с абонента в начале расчетного периода, а оплата дополнительных услуг (перерасход телефонного или интернет-трафика и т. д.) производится по окончании расчетного периода.

Состояние инвойсов — фильтр для выбора состояния инвойсов, по которым будет сформирован счет. Если счет выставляется по окончании расчетного периода, следует учитывать только выполненные инвойсы. Если же счета выставляются в начале расчетного периода, необходимо использовать актуальные инвойсы. Если в поле указано значение «—», при формировании счетов будут учтены как актуальные, так и выполненные инвойсы.

Единица измерения — выбранная единица измерения будет фигурировать в счетах для тех услуг, в настройках которых единица измерения не указана. Как правило, это относится к тарифным планам, для которых в номенклатуре указывается безразмерная величина, а в счете они измеряются в штуках или месяцах.

Группировать по договорам — если данный флаг установлен, для каждого договора на оказание услуг будет сформирован отдельный счет; если же флаг снят, а услуги оказываются абоненту по нескольким договорам, информация по всем услугам будет собрана в одном счете.

Только для лицевых счетов с отрицательным балансом — флаг, позволяющий формировать счета только для абонентов с отрицательным балансом. Если у абонента несколько лицевых счетов, учитывается их суммарный баланс.

Заполните нужные поля и нажмите на кнопку Сформировать. В разделе Результат формирования будут перечислены счета, выставленные согласно указанным параметрам.

Авансовые счета

Для формирования авансовых счетов в поле Режим формирования выберите значение Авансовые счета.

Параметры, используемые при формировании авансовых счетов, аналогичны тем, что используются при выставлении счетов по оказанным услугам. Основное отличие заключается в том, что в качестве периода формирования указывается не прошедший расчетный период, а будущий, при этом данные по услугам берутся не из инвойсов, а из подписок абонентов.

Повторное выставление счетов

В процессе формирования счетов АСР «Гидра» анализирует, не были ли ранее уже выставлены счета за указанный период времени по данным услугам и товарам. Если такие счета были, то новые счета по этим услугам и товарам выставляться не будут.

Существуют случаи, когда после выставления счета обнаружилось, что из-за неверной информации в инвойсах некоторые услуги и товары были по ошибке включены в счет не в полном объеме или вообще не были включены. Необходимо устранить несоответствия в инвойсах, после чего использовать один из двух следующих способов корректировки счетов:

если ранее выставленный счет является неполным, т. е. в нем отсутствуют некоторые товары и услуги, после внесения изменений в инвойсы задайте в настройках формирования счетов те же параметры, что и для предыдущего счета, и повторно запустите процедуру формирования счетов — будет выставлен новый счет, дополняющий предыдущий;

найдите ранее выставленный счет в журнале счетов и удалите (если это черновик) или аннулируйте его, после чего сформируйте новый счет, полностью заменяющий старый.